آنچه باید در مورد خودکار سازی اداری و اتوماسیون بدانید

آنچه باید در مورد خودکار سازی اداری و اتوماسیون بدانید

با پیشرفت علم و تکنولوژی شاهد این بودیم که روال کار در اداره ها تغییر پیدا کرد، نرم افزارها به دنیای کار وارد شدند و بسیاری از کارها را ساده کردند، خودکاری سازی اداری و اتوماسیون اگر چه مزیت های بسیاری دارد، اما نیازمند اطلاعات دقیقی است که در ادامه قصد داریم در رابطه با آن بحث کرده و مطالبی را بیان کنیم.

نرم افزار اموال و دارایی های ثابت

در بازار کار یکی از مهم ترین مواردی که باید به آن توجه داشته باشید، مدیریت و نگهداری از اموالی است که در اختیار شما قرار دارد. از این رو به شما توصیه می کنیم که با نرم افزار حسابداری اموال و دارایی های ثابت مدیریت و البته حسابداری این اموال را ساده تر کنید. شما می توانید کلیه اموال سازمان و اداره خود را در این نرم افزار ثبت کنید.

به این موضوع توجه کنید که در یک نرم افزار صورت های مالی باید نیاز های مربوط به استهلاک پیش از موعد اموال، فروش اموال و همچنین تعمیر آن ها هم محاسبه شود. در این حالت می توانیم نرم افزاری را ایده آل دانسته و از آن برای رفع نیاز های خود استفاده کنیم.

بخش های نرم افزار اموال و دارایی های ثابت

یک نرم افزار اموال و دارایی های ثابت برای آن که بتواند نیازهار کاربران را برطرف کند، بخش های مختلفی دارد که در ادامه آن را شرح می دهیم؛

• اطلاعات پایه اموال، شامل قوانین استهلاک، انواع خرید و حداقل مبلغ اموال است.
• دارایی ها، در این بخض آدرس دقیق املاک، تعمیرات و استهلاک آن وارد می شود.
• فهرست اموال، برای دسترسی سریع به اموال مورد استفاده قرار می گیرید.
• برچسب اموال، در بسیاری از سازمان ها بر روی اموال خود برچسب هایی می زنند.
• مدیریت صدور اسناد حسابداری، اسناد دارایی های سازمان با استفاده از این بخش مدیریت و پیگیری می شوند.
• گزارش های اموال، در یک نرم افزار مدیریت تولید ایده آل گزارش های متنوعی وجود دارد؛
• گزارش هزینه اسهلاک اموال
• گزارش فهرست اموال
• گزارش اموال موجود در یک اتاق
• فهرسته دارایی هایی که به فروش رفته است.
• گزارش تغییراتی که دارایی ها داشته اند.
• گزارش پویایی از اموال

یک نرم افزار اموال و دارایی های ثابت با توجه به بخش های فوق می تواند نیاز کاربران را برطرف کند، از این رو به شما توصیه می کنیم که به این بخش های مختلف توجه کافی داشته باشید.

سیستم خرید و تدارکات داخلی

خرید در هر سازمانی اهمیت بالایی دارد و به همین دلیل بخشی به نام تدارکات در هر سازمان وجود دارد. اینکه شما به موقع به کالا و خدماتی که نیاز دارید، دسترسی داشته باشید، کالای خاصی را انبار نکنید و البته بهترین خرید ممکن را داشته باشید، اهمیت بالایی دارد و از این رو نرم افزار دریافت و پرداخت به کمک شما می آید.

هر سازمان بخش های مختلفی دارد. به عنوان مثال بخش های حسابداری و مالی، انبارداری، طراحی، تولید، پرسنلی، انبارداری و… از بخش های یک سازمان به حساب می آیند و تدارکات و خرید به موقع بر روی فعالیت تمام این بخش ها تاثیر می گذارد. از آن جایی که در سازمان های بزرگ مدیریت تدارکات کمی سخت خواهد بود، انتخاب یک سیستم سیستم خرید و تدارکات داخلی مناسب می تواند کمک بسیار خوبی به شما باشد.

مزیت های سیستم خرید و تدارکات داخلی

استفاده از هر سیستمی باعث می شود که کارها برای شما با سرعت بیشتری انجام شود، اما در ادامه قصد داریم مزیت استفاده از سیستم خرید و تدارکات داخلی را به طور کامل شرح دهیم.

• تدارکات و خرید یک سازمان به صورت اتوماتیک پیگیری می شود و این مزیت بزرگی به حساب می آید، هنگامی که یک فرآیند به صورت خودکار و اتوماتیک انجام شود، مدیران نظارتی عملکرد بهتری خواهند داشت.
• تمام اطلاعاتی که نیاز دارید، در همان ابتدا به صورت کامل ثبت می شود، این موضوع در آینده می تواند برای شما اهمیت بسیاری داشته باشد.
• یک سیستم به شما راه حلی قطعی و دقیق ارائه می دهد، این راه حل باعث می شود که در سازمان شما یکپارچی وجود داشته باشد. لازم به ذکر است که این یکپارچگی در بین سازمان، فروشندگان و دیگر تامین کنندگان هم وجود خواهد داشت.
• استفاده از نرم افزار حسابداری و سیستم خرید و تدارکات داخلی باعث می شود که کارها با سرعت بیشتری انجام شود و این موضوع در سازمان های بزرگ اهمیت بیشتری دارد.

سیستم مدیریت زنجیره تامین

در یک سیستم مدیریت زنجیره تامین شاهد این هستیم که کالا و خدمات به طور دقیق پیگیری می شوند، یعنی از هنگامی که یک کالا یا خدمات به در نقطه صفر (شروع) هستند، تا هنگامی که به مقصد نهایی می رسند، تحت نظارت و البته مدیریت این سیستم خواهند بود. این موضوع باعث می شود که در یک سازمان مدیریت بهتر و ساده تر انجام شود.

به این موضوع توجه کنید که یک سیستم مدیریت زنجیره تامین شامل تمام فعالیت های یک سازمان می شود. یعنی فعالیت های مربوط به تولید، تدارکات، حمل و نقل، انبار داری، مدیریت انبار و حمل و نقل و… به سیستم مدیریت زنجیره تامین مرتبط خواهد بود. از این رو به سادگی می توان اهمیت آن را در یک سازمان دانست.

بخش های یک سیستم مدیریت زنجیره تامین

یک سیستم سیستم مدیریت زنجیره تامین شامل اطلاعات و بخش ها و اطلاعاتی است که در ادامه ذکر می کنیم.

• دسته بندی مواد
• ایجاد محصول
• انجام سفارشات
• جمع آوری اطلاعات، اطلاعات از تولید کنندگان، عمده فروشان، کسانی که خدمات حمل و نقل را ارائه می دهند، خرده فروشان و… جمع آوری خواهد شد.

در نهایت به شما پیشنهاد می دهیم که برای خودکار سازی و اتوماسیون اداری باید به نکات مهمی توجه داشته باشید و مواردی که در بالا به آن اشاره کردیم، تنها بخشی از آن ها می باشد. از این رو برای بهتر انجام دادن فرآیند اتوماسیون و خودکار سازی در سازمان خود همین الآن با کارشناس های پویا سافت تماس بگیرید.

ارزانترین نرم افزار حسابداری کدام است؟

درست است که انتخاب ارزانترین نرم افزار حسابداری باعث کاهش بیشتر هزینه‌ها خواهد شد، اما با این حال باید به امکانات آن نیز توجه کنید. نرم افزارهای حسابداری پویا سافت با کمترین هزینه‌ها و بالاترین امکانات برای انجام کلیه اموری حسابداری و مالی در دسترس عموم قرار گرفته است. نسخه‌های مختلفی از برنامه حسابداری برای انواع کسب و کارها با سطوح مختلف را می‌توانید از سایت ما خریداری کنید.

یافتن ارزانترین نرم افزار حسابداری امر پیچیده‌ای نیست، و با بررسی قیمت‌های این دسته از برنامه‌ها و امکانات آن‌ها به راحتی بهترین نرم افزار در این زمینه را پیدا خواهید کرد. یکی از اصلی‌ترین نکاتی که باید در هنگام خرید به آن دقت کنید، قیمت پایین این برنامه‌ها است. بالا بودن قیمت همیشه نشان از کیفیت بالا و کاربردی بودن نیست.

نرم افزارهای حسابداری پویا سافت با هزینه اشتراک سالانه بسیار پایین، و دارا بودن قابلیت‌های مختلف می‌تواند نیاز شما از خرید چندین برنامه را از بین ببرد. به عنوان مثال در بسیاری از نرم افزارها، تنها امکان انجام امور حسابداری پایه وجود دارد، و برای محاسبه حقوق و دستمزد، و یا انجام امور انبارگردانی، نیاز به خرید برنامه‌های جداگانه خواهید داشت. علاوه بر این، در دسترس بودن این برنامه‌ها در سطوح مختلف، می‌تواند نسبت به کاهش هزینه‌ها با حذف امکانات اضافی اقدام کند. خرید ارزانترین نرم افزار حسابداری دیگر یک دغدغه نیست، و تمامی نیازهای شما توسط مشاورین ما پاسخ داده خواهد شد.

برگرفته از وب سایت شرکت طرح اندیشان پویا با ۱۸ سال سابقه درخشان در صنعت نرم افزارهای مالی ایران از جمله نرم افزار حقوق و دستمزد به آدرس اینترنتی پویا سافت https://puyasoft.com/